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Cuentas por Pagar

Pagos

Bienvenidos al Portal de Pago a Proveedores.  Esta herramienta le permitirá conocer el estatus de sus facturas.  Para acceder al Portal de Pagos necesita descargar la solicitud de acceso o solicitarla al correo portaldepago@pancanal.com

 

Para mayor información,  favor referirse a la Guía del usuario.
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NOTIFICACIÓN

Estimado Proveedor:

El Centro de Factura del Canal de Panamá le informa que a partir de octubre de 2024, todos los proveedores locales (con domicilio dentro de la República de Panamá) deberán ingresar y registrar sus facturas electrónicas utilizando la plataforma de autogestión Portal de Pago a Proveedores a través del siguiente enlace: https://apps.pancanal.com/pcpay/, con esta implementación ya no será necesario que envíen correo con los adjuntos de la factura electrónica y paz y salvos de la Caja de Seguro Social y Dirección General de Ingresos, ahora podrán acceder directamente a la plataforma y subirlos directamente usando su usuario y contraseña.

Si usted no cuenta con los accesos a la plataforma, requerirán acceder a la dirección https://apps.pancanal.com/pcpay/ y registrarse usando la opción 1) Ingreso para Proveedores -> 2) Registrarse ahora

Video con los pasos para registrarse en el Portal de Pagos: Ingresa aquí

Una vez realizado el registro, descargar el Formulario840 y en tipo de solicitud escoger: Acceso al Portal de Pago. Este formulario deberán enviarlo firmado y en formato PDF al correo electrónico portaldepago@pancanal.com junto con la documentación requerida (Sección IV – Documentación requerida):

  • Copia de cédula o pasaporte del Representante Legal (quién firmó el Form840)
  • Copia vigente de Certificado de Registro Público (Persona Jurídica)
  • Copia de Aviso de Operación (Persona Natural)

 

Enlace para descargar la solicitud de acceso:
https://pancanal.com/solicitud-de-acceso/

A partir de octubre de 2024, el buzón de correo CentrodeFactura@pancanal.com no estará recibiendo facturas electrónicas, por lo tanto, es importante que cuenten con su usuario de correo registrado para que puedan presentar su factura electrónica para iniciar el proceso de pago. Reiterando que solo se recibirán las facturas electrónicas en el buzón de Centro de Factura hasta el 30 de septiembre de 2024.

Adicional, le solicitamos eliminar de su software de facturador gratuito o PAC autorizado el correo centrodefactura@pancanal.com y reemplazar con el correo de la persona de la empresa que registrara las facturas en el Portal de Pago.

De tener alguna consulta adicional, favor contactar al correo electrónico portaldepago@pancanal.com

Requisitos de la Factura

Las facturas de proveedores y contratistas deben ser presentadas en el formulario original y deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación:

  • Denominación que corresponda según el tipo de documento, en este caso, Factura.
  • Presentar factura electrónica. En caso su empresa mantenga excepción para entrega de factura electrónica, presentar certificación de la DGI.
  • La factura electrónica debe ser legible en su totalidad.
  • Nombre y razón social del proveedor a quien se le adjudicó la orden de compra o contrato.
  • Dirección física del proveedor o contratista.
  • Registro Único de Contribuyente (RUC) y el Dígito Verificador (DV). Aplica únicamente a proveedores y contratistas locales.
  • Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser consecutiva y única.
  • Cantidad, precio e importe total de los bienes o servicios facturados.
  • Descripción del bien o servicio objeto de la orden de compra o contrato.
  • Documento con el detalle en caso que la factura electrónica no incluya toda la información sobre los bienes y servicios y/o orden de compra.
  • Número de la orden de compra que corresponda a la factura. Solo debe hacer referencia a un (1) número orden de compra.
  • La factura electrónica no debe incluir impuestos.
  • Paz y Salvos vigentes de la DGI y CSS cuando las órdenes de compra sean por más de B/.500.00. (solo para proveedores locales)

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos listados será motivo de rechazo de la factura.

Para proveedores o contratistas domiciliados en la República de Panamá la factura electrónica debe venir acompañada de los certificados de Paz y Salvo de la DGI y de la Caja de Seguro Social vigentes al momento de presentar la factura. Se exceptúan de este requisito las facturas para órdenes de compras que no superan los B/.500.00.

Exención de Impuestos
En virtud del Artículo 43 de la Ley Orgánica de la Autoridad del Canal de Panamá, todos los bienes objeto de un contrato, consignados a la Autoridad e identificados en el contrato como tal, al igual que todos los servicios prestados a la Autoridad están exentos del pago de todo tributo, impuesto, derecho, tasa, cargo o contribución de carácter nacional o municipal.

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, al correo electrónico info-proveedores@pancanal.com

Presentación de Certificados de Paz y Salvo

Para proveedores o contratistas domiciliados en la República de Panamá, la factura debe venir acompañada de los certificados de Paz y Salvo nacional (DGI) y de la Caja de Seguro Social (CSS), vigentes al momento de presentar la factura.

Se exceptúan de este requisito las facturas para órdenes de compras que no superan los $500.00.

Requisitos que deben cumplir los certificados de Paz y Salvo (Nacional y de la Caja de Seguro Social) presentados junto con la factura del proveedor o contratista:

  1. El nombre del interesado, persona natural o jurídica, descrito en los certificados de paz y salvo deberá coincidir con el nombre descrito tanto en el membrete de la factura como en la orden de compra o contrato.
  2. El número de Registro Único de Contribuyente (RUC) y Dígito Verificador (DV) de los certificados de Paz y Salvo debe coincidir con el RUC y DV descrito en el membrete de la factura.
  3. Los certificados deben estar vigentes al momento de presentar su factura.

Otras Certificaciones

Certificación de Empleador No Obligado a Inscribirse a la CSS.

  1. Para la persona natural o jurídica que requiriendo Paz y Salvo, no estuviera obligada a inscribirse o afiliarse al régimen de la Caja de Seguro Social, en virtud de lo dispuesto en la Ley 51 de 27 de diciembre de 2005, la CSS emitirá una certificación haciendo constar tal situación, la que para este fin tendrá la misma validez que un paz y salvo.
  2. Esta certificación debe estar dirigida a nombre de la Autoridad del Canal de Panamá.

Certificación de Paz y Salvo de Empleador Inactivo

  1. Para la persona natural o jurídica que requiriendo Paz y Salvo, ha formalizado la notificación del cierre o inactividad de la empresa como empleador, ante la CSS.
  2. Esta certificación debe estar dirigida a nombre de la Autoridad del Canal de Panamá.

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, al correo electrónico info-proveedores@pancanal.com

Términos de Pago

La Autoridad efectuará los pagos treinta (30) días calendarios después de la presentación de la factura junto con los documentos exigidos y la entrega de los bienes o servicios objetos del contrato u orden de compra.

El cálculo de los 30 días comenzará al día siguiente de la última de estas fechas:

  1. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Facturar A” recibe la factura junto con los certificados de paz y salvos y cualquier otro documento exigido por la Autoridad.
  2. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Enviar A” recibe los bienes o servicios objeto de la orden de compra o contrato.
  3. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Enviar A” acepta los bienes o servicios objeto de la orden de compra o contrato, cuando dicha orden de compra o contrato incluye una cláusula de inspección y aceptación.

El plazo de treinta (30) días se reduce si el proveedor o contratista ofrece a la Autoridad un descuento por pronto pago.

Ejemplos del cálculo de la fecha de pago:

Primer ejemplo: Los bienes fueron los últimos en recibirse.

Fecha de recibo de la factura y demás documentos requeridos:
5-ENE-2024
Fecha de recibo de los bienes
8-ENE-2024
Fecha de pago
7-FEB-2024

 

Segundo ejemplo:La factura y demás documentos fueron los últimos en recibirse.

Fecha de recibo de los bienes
15-ENE-2024
Fecha de recibo de la factura y demás documentos requeridos
20-ENE-2024
Fecha de pago
19-FEB-2024

 

Retrasos en el pago imputables a la Autoridad

Cuando ocurra un retraso en la inspección o el pago imputable a la Autoridad, se reconocerán y pagarán, de manera automática, intereses calculados sobre la base de la tasa SOFR overnight más el ajuste de margen por plazo de 0.00644 (SUS000ON Index) hasta la fecha en que se realice el pago.

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, al correo electrónico info-proveedores@pancanal.com

Cesiones de Pago

La Autoridad podrá aceptar la solicitud de un contratista de ceder todos los pagos futuros que le corresponden por razón de la ejecución de un contrato a favor de una institución financiera o del Estado. El contrato de cesión de pagos debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Debe ser por la totalidad de la orden de compra o contrato. No se aceptará la cesión de facturas individuales.
  2. Debe cederse a una sola institución financiera.
  3. Debe venir acompañado de los siguientes documentos:
  4. Carta solicitando la cesión de pagos dirigida al Oficial de Contrataciones y firmada por el representante autorizado del cedente.
  5. Autorización de la Junta Directiva del cedente para efectuar la cesión.
  6. Certificados del Registro Público ( o equivalente en caso de compañías extranjeras) del cedente y cesionario.
  7. Autorización de la compañía aseguradora o entidad garante del contrato.
  8. Copia de las cédulas de identidad personal del representante legal o persona autorizada para firmar por el cesionario y el cedente.  En caso de que estas personas no sean residentes, copia de otro documento de identificación personal aceptable a las partes.
  9. Certificados de paz y salvo nacional y de la Caja de Seguro Social vigentes, para cedentes y cesionarios domiciliados en la República de Panamá.

El contrato de cesión de pagos deberá contener la siguiente información:

  1. Hacer referencia al número de orden de compra o contrato cuyos pagos están siendo cedidos a un tercero.
  2. Incluir una declaración de que la cesión de pago es por la totalidad de los pagos a emitirse bajo la orden de compra o contrato.
  3. Que ambas partes del contrato de cesión (cedente y cesionario) liberan a la Autoridad de toda responsabilidad que emane de la ejecución de la cesión.

Aceptada la cesión de pagos por la Autoridad, el contratista o el interesado deberá anotar en las facturas presentadas para pago el siguiente texto:

“Factura corresponde a un contrato con cesión de pagos”

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, al correo electrónico info-proveedores@pancanal.com

Ofrecimiento de Descuento por Pronto Pago

La Autoridad efectuará los pagos treinta (30) días calendarios después de la presentación de la factura electrónica junto con los documentos exigidos y la entrega de los bienes o servicios objetos del contrato u orden de compra.

A fin de reducir el plazo de treinta días para el pago, la Autoridad acepta el ofrecimiento de descuentos. Los descuentos podrán ser aceptados y tomados siempre que estos sean económicamente beneficiosos para la Autoridad.

Un descuento por pronto pago puede ser ofrecido antes, durante y después de la presentación de una factura. El descuento será ofrecido para todas las facturas que presente el contratista a la Autoridad, es decir, su término de pago será de 1.00% en 10 días/neto30. Para ello, el contratista deberá enviar por correo electrónico, una carta membretada y cédula de quien firma ofreciendo el descuento. Ver ejemplo de la nota.

Calculo de la fecha de pago con descuento:

El cálculo de la fecha de pago con descuento tomará en consideración los siguientes criterios:

1. La última de las fechas establecidas por la Autoridad para el pago.  Ver Términos de pago en la pestaña Pago.

2. El término de descuento ofrecido.

Ejemplos del cálculo de la fecha de pago con descuento:

Término de descuento ofrecido: 1% en 10 días, neto 30.

Primer ejemplo: Los bienes fueron los últimos en recibirse.

 

Fecha de recibo de la factura y demás documentos requeridos:
5-ENE-2024
Fecha de recibo de los bienes:
8-ENE-2024
Fecha de pago con descuento (1 % en 10 días)
18-ENE-2024
Fecha de pago sin descuento (neto en 30 días)
7-FEB-2024

 

Segundo ejemplo: La factura fue lo último en recibirse.

 

Fecha de recibo de los bienes:
15-ENE-2024
Fecha de recibo de la factura y demás documentos requeridos:
20-ENE-2024
Fecha de pago con descuento (1 % en 10 días)
30-ENE-2024
Fecha de pago sin descuento (neto en 30 días)
19-FEB-2004

 

Retrasos en el pago imputables a la Autoridad

Importante: La aceptación de un descuento no exime al contratista de cumplir con los requisitos de la factura y con lo estipulado en los términos de pago.

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, al correo electrónico info-proveedores@pancanal.com